CRM registerbeskrivning

Yrkesinstitutet Prakticum, Svenska Framtidsskolan i Helsingforsregionen Ab (Prakticum)
Jan-Magnus Janssons plats 5
00560 Helsingfors

Joakim Larres

Marknadsföring: Joakim Larres
Kommunikation: Ida-Lotta Lind
Utbildning: Gunilla Träskelin
Arbestlivstjänster: Gisela Andergård-Heiskanen
Medelinsamlingsverksamhet och donatorrelationer: Laila Andersson
Ledningen: Jenni Taakala
Informationssäkerhetschef: Olli Zha

e-postadresser: [email protected]

CRM-registret används för att:

1.) Handha Prakticums externa relationer och uppbevara kundkontakternas uppgifter i syfte:

1. • att upprätthålla person- och organisationkontaktuppgifter (kunder, partners, föreläsare, alumni,
     leverantörer, donatorer)
   • att sköta om anmälningar till kurser, seminarier och övriga evenemang-att handha betalning för
     ovannämnda
   • att skicka riktade utskick både till organisationer och privatpersoner med information om
     verksamhetområden som berör Prakticum
   • att bereda underlag för statistik som Prakticum skyldig att rapportera (t.ex. UKM)

2.) Sköta interna angelägenhter så som exempelvis:

• tillfälliga rapporter från registret för att t.ex. följa upp deltagare av ett evenemang
• statistikrapporter för internt bruk

Registret innehåller person- och organisationskontaktuppgifter samt där tillhörande kopplingar och
kontaktnoteringar.

Personuppgifter:

• namnuppgifter, befattning, arbetsgivare, kategori (t.ex. alumn, föreläsare,
  samarbetspartner, etc), utbildning, adressuppgifter, telefon, e-post, nationalitet

Organisationsuppgifter:

• namn, organisationsid, organisationssektor, avdelning, bransch, adressuppgifter, e-postadresser,
  adresser till hemsidor samt sociala medier (linkedin, facebook), interna noteringar

Övriga uppgifter:

• koppling mellan personkontakter och organisationer
• koppling till olika kategorier (t.ex. typ av medlem, typ av organisation, samverkan)
• relationer (t.ex. styrelsemedlemsskap)
• kopplingar till sociala källor (facebook, twitter, blogg, skype)
• medlemskap i listor för nyhetsbrev, mentorskap och intressegrupper

Vi använder CRM tjänsten Nutshell som ligger utanför EU/EES-området för behandling av personuppgifter och därför kan det förekomma dataöverföringar till USA. Nutshell agerar som personuppgiftsbiträde på uppdrag av den registeransvarige.

Som en skyddsåtgärd använder vi standardavtalsklausuler godkända av EU-kommissionen, med vilka personuppgiftsbehandlaren förbinder sig att följa dataskyddskraven i enlighet med klausulerna.

Inga andra överföringar görs utanför Prakticum.

Enligt tillämpliga lagar för upprätthållande av personregister och lagar och principer om underhåll av
datasystem.

Detta innebär bland annat att:

• administratörerna har tillgång till den del eller de delar av registren som deras tjänsteförhållande
  förutsätter.
• tillgång till registret förutsätter autentisering och auktorisering.

Inga enligt JHS146.

Inga enligt JHS146.