Tjänsten för hantering av studerande vid Prakticum drivs av Visma OY’s program Primus samt webbgränssnittet Wilma. I den här integritetspolicyn anges vilka personuppgifter och andra uppgifter vi samlar in samt hur vi behandlar dessa uppgifter.
1. Allmänt
Yrkesinstitutet Prakticum följer dataskyddslagstiftningen och behandlar personuppgifter enligt god informationsförvaltnings- och informationshanteringssed.
2. Vilka uppgifter samlar vi in och från vilka källor?
Personuppgifter
Vad är en personuppgift?
Personuppgifter samlas huvudsakligen in från
- Gemensam ansökan; via Studieinfo.fi
- Kontinuerlig ansökan; via ansökningsblanketter på Wilma och via studieinfo.fi
- användarna själva
Andra uppgifter
Uppgifter om sökande, studerande, studerandes vårdnadshavare/anhöriga, information om studierna och studiernas framskridande, Prakticums personal, arbetsplatshandledare, information som behövs för anordnandet av studierna samt studerandes prestationer.
Uppgifter som observerats vid användning av tjänster
Logguppgifter såsom ex. IP-adresser och målregister.
3. För vilka ändamål samlar vi in uppgifter?
Prakticum använder personuppgifter för att:
- Administrera uppgifter om sökande, studerande, studerandes vårdnadshavare/anhöriga, information om studierna och studiernas framskridande, information som behövs för anordnandet av studierna samt studerandes prestationer
- för att producera, upprätthålla, skydda och utveckla tjänster
4. Lämnar vi ut personuppgifter?
Prakticum lämnar i normala fall inte ut personuppgifter. Användarens uppgifter kan dock lämnas ut i följande situationer:
- Med användarens samtycke
Personuppgifter kan lämnas ut med användarens uttryckliga samtycke exempelvis för tjänster som tillhandahålls av en tredje part.
- Underleverantörer och serviceproducenter
Prakticum använder underleverantörer och serviceproducenter för tekniskt underhåll av tjänsterna. Som exempel kan nämnas Google, Microsoft och Visma samt producenter av digitala studiematerial som ex. används för gymnasiestudier. Personuppgifter kan överlåtas till underleverantörer och serviceproducenter endast i den utsträckning som de deltar i förverkligandet av Prakticums tjänster och de användningsändamål som beskrivs i denna dataskyddspolicy.
Mera om datasäkerheten i centrala system nedan
Primus/Wilma
https://www.wilma.fi/tietoturvallinen-wilma/#pll_switcher
https://help.inschool.fi/LU/fi/Kayttoliittyma-yllapito-ja-sovellukset/Yllapito/Tietoturva-FAQ.htm
Studieinfo
https://opintopolku.fi/konfo/sv/sivu/dataskyddsbeskrivningar-och-webbkakor
- Andra utbildningsaktörer och övriga samarbetsparter samt myndigheter
Uppgifter om användaren kan överlåtas till andra utbildningsaktörer och övriga samarbetsparter då dessa deltar i förverkligandet av användarens utbildning t.ex. som producent av utbildning inom en viss examensdel eller studieform t.ex. inom HUX-utbildning.
- Internationella överföringar av uppgifter
Prakticum strävar alltid i första hand efter att förverkliga sina tjänster och behandla personuppgifter inom EU och EES, genom att använda aktörer och tjänster inom dessa områden. Om man undantagsvis avviker från denna princip i ett visst fall, krävs för tjänstens del grundliga utredningar av hur dataskyddet och datasäkerheten förverkligas i tjänsten i fråga.
Vid internationell mobilitetsverksamhet överförs även information till europeiska kommissionens plattform Erasmus+ and European Solidarity Corps platform.
- Forskningsbruk
Vi kan överlåta uppgifter för vetenskaplig eller annan forskning under förutsättning att uppgifterna i fråga först har konverterats till en form där enskilda personer inte längre kan identifieras.
- Utlämningar som krävs enligt tvingande lagstiftning
Användarens personuppgifter kan överlåtas till andra myndigheter för myndighetsbruk enligt lag eller juridiska rådgivare i händelse av misstänkt brottslighet eller otillbörligt beteende. Vi överför också information till myndigheterna, ex. Studieinfo.fi, enligt lag och förordning.
5. Hur behandlar vi personuppgifter?
Vår personal kan behandla personuppgifter i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning. Vi kan också delvis utkontraktera behandlingen av personuppgifter till en tredje part, varvid vi med hjälp av avtalsarrangemang garanterar att personuppgifter behandlas i enlighet med personuppgiftslagen och på korrekt sätt. Vid behov flyttar vi information från datalager nämnda i denna integritetspolicy till andra system med avsikt att behandla och visualisera data.
6. Vad gör vi för att skydda personuppgifter?
Registren upprätthålls och skyddas med olika tekniska och organisatoriska åtgärder t.ex. åtkomst- och passerkontroll samt tekniska lösningar såsom brandväggar och lösenordsskydd. Användares personuppgifter behandlas med största försiktighet. Vi vidtar de åtgärder som rimligen kan krävas för att säkerställa att Användares personuppgifter behandlas säkert och i enlighet med denna Integritetspolicy och GDPR.
Det är viktigt att Användare också tar ansvar för att säkerställa att dennes uppgifter skyddas. Vid eventuella datasäkerhetshot skrider vi till lämpliga åtgärder. Vi kan också stänga tjänsterna temporärt för att skydda personuppgifter.
7. Hur använder vi kakor?
När användaren utnyttjar våra webbaserade tjänster kommer information om användandet att lagras genom kakor. Kakor är små passiva textfiler som sparas på användarens terminalutrustning, till exempel på användarens dator eller telefon, vid användning av tjänsten. Kakorna innehåller textsekvenser med vilka det är möjligt att genomföra och förbättra funktioner och komma ihåg hur användaren växelverkat med webbplatser.
Mer information om kakor finns här.
8. Hur länge sparar vi användarens uppgifter?
Prakticum sparar användarens uppgifter i enlighet med gällande lag och endast så länge som det behövs och vi anser det nödvändigt för att förverkliga de användningsändamål som beskrivs i denna dataskyddspolicy.
9. Vilka är användarens rättigheter?
Användaren har en lagstadgad rätt att se vilka uppgifter vi har samlat in om hen. Användaren har också rätt att kräva att felaktiga, bristfälliga, överflödiga eller föråldrade personuppgifter korrigeras eller raderas.
Användaren kan använda hens rättigheter genom att kontakta den personuppgiftsansvarige som nämns nedan. Om studieprestationer eller studierätter som borde synas i Min Studieinfo-tjänsten saknas eller bör korrigeras, kan användaren meddela sin läroanstalt om detta via studieinfo-tjänsten. Mera om rätten till radering på https://opintopolku.fi/konfo/sv/sivu/dataskyddsbeskrivning-av-koski-tjaensten.
Användaren har rätt att överföra uppgifterna till ett annat system (dataportabilitet). Användare har rätt till en (1) kopia av de behandlade personuppgifter som tillhör dem utan kostnad. För ytterligare kopior har personuppgiftsansvarig rätt att ta ut en rimlig avgift på grundval av administrativa kostnader för sådan efterfrågan.
Användaren har rätt att återkalla ett samtycke till behandling gällande vissa delar av informationen som lagrat som har givits av Användaren till den Personuppgiftsansvarige.
10. Ändringar i integritetspolicyn
Prakticum utvecklar kontinuerligt sina tjänster och kan göra ändringar i denna integritetspolicy utan föregående meddelande. Ändringar kan basera sig på lagstiftning eller andra behov.
11. Vem är registeransvarig och vem kan du kontakta?
Yrkesinstitutet Prakticum, med FO-nummer 1648362–5 är registeransvarig och du kan kontakta oss på följande sätt:
Yrkesinstitutet Prakticum
Jan-Magnus Janssons plats 5
00560 Helsingfors
[email protected]
020 769 9700
