Personaladministrationsprogrammet Sympa
Kontaktperson: Helen Grönqvist-Lönnroos, [email protected]
Allmänt
Yrkesinstitutet Prakticum följer dataskyddslagstiftningen och behandlar personuppgifter enligt god informationsförvaltnings- och informationshanteringssed.
Varför behandlar vi personuppgifter och vilka är de rättsliga grunderna för behandling?
Hantering av personalens personuppgifter sker på grund av följande:
- För att sköta personal- och arbetsavtalsärenden
- För utbetalning av löner och arvoden
- För att uppfylla arbetsgivarens lagstadgade uppgifter och skyldigheter
- För rekrytering
- För att leda personalen
- För uppföljning av personaladministrationen (rapportering och statistik)
- För statistik och myndighetssamarbete (bla. Statistikcentralen, Inkomstregistret, FPA)
- För informationsöverföring till studieförvaltningssystemet
- För informationsöverföring till Azure AD
- För administration av användarnamn och åtkomstkontroll
- För att påvisa att vi följer föreskrifter för registrerades rättigheter som EU:s dataskyddsförordning förutsätter
- För fotografier av personalen
Vilka personuppgifter behandlar vi?
- Identifikation (namnuppgifter, personsignum och födelsetid, hemadress, telefonnummer och e-postadress)
- Uppgifter om arbetsförhållande (arbetsförhållandets start- och slutdatum, uppgift)
- Uppgifter med anknytning till utbetalning (kontonummer, grunder för lön, medlemskap i fackorganisation)
- Uppgifter med anknytning till lön och löneutbetalning (examen, behörighet, arbetserfarenhet, avlöning, kontering av lönen, beskattning, övriga avdrag)
- Information om när- och frånvaro (arbetstidsuppföljning, frånvaroperioder, sjukledigheter, övriga semesterperioder, saldon och övrigt med anknytning till semesterlagen)
- Årserfarenhetsinformation (uppgifter som är nödvändiga för beräkning av årserfarenhet)
- Information med anknytning till utvecklingssamtal
- Information med anknytning till användarrättigheter
Var får vi personuppgifter?
Prakticum mottar information om personalens uppgifter via följande källor:
- Mottagare av lön och arvoden
- Av personer som ansöker om lediga befattningar i Prakticum
- Av användare av programmet
Vart överlåts och flyttas personuppgifter?
Information om personalen överlåts till:
- Tietoakseli Oy
- Pensionsförsäkringsbolag (anställningsförhållanden, pension)
- Inkomstregistret
- FPA (sjukdagpenning, annan frånvaro)
- Banker (information om utbetalning av lön och arvoden)
- Arbetsplatshälsovården (kontaktuppgifter, närvaroinformation samt sjukledigheter som inte är beviljade av arbetsplatshälsovården)
- Försäkringsbolag (ersättningsärenden, statistikuppgifter)
- Skattemyndigheten (tillsynsanmälan, årsanmälan, förfrågan om skattekort)
- Statistikuppgifter till Statistikcentralen samt undervisnings- och kulturministeriet
- Uppgifter överlåts till polis- eller övriga myndigheter som har lagstadgad rätt att kräva tillgång till den registrerades enskilda uppgifter
Vid enskilda förfrågningar kan uppgifter överlåtas:
- Till fackföreningar, arbetslöshetskassor, TE-tjänster och Sysselsättningsfonden
Flyttning av information utanför EU och EES
Uppgifter flyttas i regel inte utanför EU:s eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdets gränser. Flyttning av information utanför EU och EEA förverkligas i enlighet med dataskyddsförordningen och följer till exempel Kommissionens godkända standardiserade bestämmelser.
Hur länge sparar vi personuppgifter
Lagringstiderna för uppgifter grundar sig på lagstiftning och de av Riksarkivet givna direktiv om varaktig förvaring av handlingar och vi följer Prakticums arkiveringsplan.
Vilka är användarens rättigheter
Du har en lagstadgad rätt att se vilka uppgifter vi har samlat in om dig. Du har också rätt att kräva att felaktiga, bristfälliga, överflödiga eller föråldrade personuppgifter korrigeras eller raderas.
Du kan använda dina rättigheter genom att kontakta den personuppgiftsansvarige som nämns nedan.
Ändringar i integritetspolicyn
Prakticum utvecklar kontinuerligt sina tjänster och kan göra ändringar i denna integritetspolicy utan föregående meddelande. Ändringar kan basera sig på lagstiftning eller andra behov.
Vem är registeransvarig och vem kan du kontakta?
Yrkesinstitutet Prakticum, med FO-nummer 1648362–5 är registeransvarig och du kan kontakta oss på följande sätt:
Yrkesinstitutet Prakticum
Jan-Magnus Janssons plats 5
00560 Helsingfors
[email protected]
020 769 9700
