Dataskyddsmeddelande gällande utbildning och studerandeservice

Registeransvarig och kontaktuppgifter

Yrkesinstitutet Prakticum (1648362–5)
Jan Magnus Janssons Plats 5, 00560 Helsingfors
[email protected]
020 769 9700

Dataskyddsombudets kontaktuppgifter, GDPR-tech: tietosuoja(at)prakticum.fi

Den registeransvarigas representant

Ledaren för studiebyrån
https://prakticum.fi/kontakt/personal/
[email protected]

Dataskyddsombudets kontaktuppgifter

GDPR-tech
tietosuoja(at)prakticum.fi 

Vad är syftet med behandlingen av personuppgifter?

I personuppgiftsregistret inom utbildning och studerandeservice behandlas de registrerades personuppgifter för att Prakticum ska kunna arrangera utbildning och tjänster.

Prakticum använder personuppgifter för att administrera uppgifter om sökande, studerande, studerandes vårdnadshavare eller anhöriga, studerandes studier och information som behövs för anordnandet av studierna samt information om studerandes prestationer och studiernas framskridande.

Vidare nyttjas personuppgifter för att producera, upprätthålla, skydda och utveckla tjänster.

Vad grundar sig behandlingen på?

Prakticums lagliga rätt att i egenskap av personuppgiftsansvarig behandla personuppgifter baserar sig på vår roll som arrangör av utbildning och tjänster och att

behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse

behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning

samt i vissa fall på att

behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part

den registrerade har lämnat sitt samtycke till att dennes personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål.

Huvudsakliga författningar och bestämmelser:

Lag om yrkesutbildning 531/2017
Statsrådets förordning om yrkesutbildning 673/2017
Läropliktslag 1214/2020
Arkivlagen 831/1994

Vems uppgifter innehåller registret?

Sökande
Aktiva och tidigare studerande
Vårdnadshavare och anhöriga till aktiva och tidigare studerande
Personal och tidigare personal
Externa bedömare, handledare, kontaktpersoner

Hur har uppgifterna samlats in?

Uppgifter samlas huvudsakligen in

via gemensam ansökan, via Studieinfo.fi  
via kontinuerlig ansökan, via ansökningsblanketter på Wilma och via studieinfo.fi 
via de registrerade personerna själva, personens vårdnadshavare eller anhöriga
genom inmatning av arbetslivets representant i läro- och utbildningsavtal
genom överföring från andra registeransvariga på basen av avtal och laglig rätt, ex. information om stöd från grundskolan.

Vilka personuppgifter innehåller registret?

Våra studieadministrativa system, elektroniska lärplattformer och informationsresurser innehåller såväl direkta som indirekta identifierare.

Sökande
Registret innehåller bland annat basuppgifter såsom namn- och kontaktuppgifter, ansökningsuppgifter och urvalsbeslut.

Aktiva och tidigare studerande
Registret innehåller bland annat namn- och kontaktuppgifter, information om hemkommun, hemland, nationalitet, språk, kön, personnummer, studerandenummer, e-postadresser och användarnamn, bild, bankkontonummer, studiesociala betalningsuppgifter, studierätten, information som behövs för anordnandet av studierna, information om utbildning som sker på en arbetsplats, internationella mobiliteter, information om målsättningarna och ev. stöd för studierna, information om framskridandet av studierna och studerandes bedömningar och prestationer, grundutbildning och arbetslivserfarenhet, vårdnadshavare/kontaktpersoner, information om spärrmarkering, uppgifter om den studerandes närvaro, frånvaro och avbrott, disciplinära frågor, ansökningar och beslut, uppgifter om stipendier.

I vissa fall även information om den sociala situationen och information om religiös eller filosofisk övertygelse.

Vårdnadshavare och anhöriga till aktiva och tidigare studerande
Registret innehåller bland annat namn- och kontaktuppgifter, vårdnadshavarnas användarnamn till Wilma samt relationen till den studerande

Personal och tidigare personal
Registret innehåller bland annat namn och kontaktuppgifter, personbeteckning, foto,
befattning och förperson, arbetsplaner och -mängder

Externa bedömare, handledare, kontaktpersoner
Registret innehåller bland annat namn- och kontaktuppgifter samt information om arbetsplats

Logguppgifter såsom ex. IP-adresser och målregister

När användaren använder våra system lagras nödvändig logginformation i samband med undervisningen samt andra parters information som krävs för att förverkliga lärandet. När användaren utnyttjar våra webbaserade tjänster kommer information om användandet att lagras genom kakor på användarens enhet.

Hur länge sparas personuppgifterna i registret?

Personuppgifterna sparas så länge det krävs för förverkligandet av den registrerades utbildning och myndighetsuppdraget i anslutning till denna i enlighet med Prakticums arkivbildningsplan. När grunden för behandling av användarens personuppgifter eller delar av dessa har löpt ut, raderar vi användarens personuppgifter eller delar av dessa enligt lag och förordning. En del av informationen sparas permanent. Uppgifterna får inte avlägsnas om det i lagstiftningen eller genom en myndighetsföreskrift förutsätts att parterna förvarar personuppgifterna.

Hur har uppgifterna skyddats?

Uppgifterna skyddas genom tekniska och organisatoriska åtgärder.

Vi säkerställer att alla personer som arbetar under vårt överinseende och som får tillgång till personuppgifter som vi handhar, känner till sina skyldigheter i samband med behandling av personuppgifter. Vi ger vår personal tillgång till personuppgifter endast i den utsträckning som det är nödvändigt för de ska kunna utföra sina arbetsuppgifter.

Vi kan också delvis lämna ut behandlingen av personuppgifter till en tredje part, varvid vi med hjälp av avtalsarrangemang garanterar att personuppgifter behandlas i enlighet med personuppgiftslagen och på korrekt sätt.

Mera om datasäkerheten i centrala system nedan 
 

Primus/Wilma 
https://www.wilma.fi/tietoturvallinen-wilma/#pll_switcher 
https://help.inschool.fi/LU/sv/Kayttoliittyma-yllapito-ja-sovellukset/Yllapito/Tietoturva-FAQ.htm

 
Studieinfo 
https://opintopolku.fi/konfo/sv/sivu/dataskyddsbeskrivningar-och-webbkakor

Itslearning
https://sv.itslearning.com/privacy-commitment

Electude

Privacy Statement

Lämnar vi ut personuppgifter?

Prakticum lämnar i normala fall inte ut personuppgifter. Användarens uppgifter kan dock lämnas ut i följande situationer: 

Med användarens samtycke 
Personuppgifter kan lämnas ut med användarens uttryckliga samtycke exempelvis för tjänster som tillhandahålls av en tredje part.   
 
Underleverantörer och serviceproducenter 
Prakticum använder underleverantörer och serviceproducenter för tekniskt underhåll av tjänsterna. Som exempel kan nämnas Google, Microsoft, Visma och Itslearning samt producenter av digitala studiematerial som ex. används för gymnasiestudier. Personuppgifter kan överlåtas till underleverantörer och serviceproducenter endast i den utsträckning som de deltar i förverkligandet av Prakticums tjänster och de användningsändamål som beskrivs i detta dataskyddsmeddelande. 
 
Andra utbildningsaktörer och övriga samarbetsparter samt myndigheter 
Uppgifter om användaren kan överlåtas till andra utbildningsaktörer och övriga samarbetsparter då dessa deltar i förverkligandet av användarens utbildning t.ex. som producent av utbildning inom en viss examensdel eller studieform t.ex. inom HUX-utbildning.  

Vid internationell mobilitetsverksamhet överförs även information till europeiska kommissionens plattform Erasmus+ and European Solidarity Corps platform. 
 
Forskningsbruk 
Vi kan överlåta uppgifter för vetenskaplig eller annan forskning under förutsättning att uppgifterna i fråga först har konverterats till en form där enskilda personer inte längre kan identifieras. 

Utlämningar som krävs enligt tvingande lagstiftning 
Användarens personuppgifter kan överlåtas till andra myndigheter för myndighetsbruk enligt lag eller juridiska rådgivare i händelse av misstänkt brottslighet eller otillbörligt beteende. Vi överför också information till myndigheterna, ex. Studieinfo.fi, enligt lag och förordning. 

Utförs automatiskt beslutsfattande?

Automatiskt beslutsfattande utförs inte i det system som handhar registret.

Överförs uppgifter utanför EU/EES området?

Prakticum strävar alltid i första hand efter att förverkliga sina tjänster och behandla personuppgifter inom EU och EES, genom att använda aktörer och tjänster inom dessa områden. Om man undantagsvis avviker från denna princip i ett visst fall, krävs för tjänstens del grundliga utredningar av hur dataskyddet och datasäkerheten förverkligas i tjänsten i fråga.

Vilka rättigheter har jag?

Användaren har en lagstadgad rätt att se vilka uppgifter vi har samlat in om hen. Användaren har också rätt att kräva att felaktiga, bristfälliga, överflödiga eller föråldrade personuppgifter korrigeras eller raderas. 

Användaren kan använda hens rättigheter genom att kontakta den personuppgiftsansvarige som nämns ovan. Om studieprestationer eller studierätter som borde synas i Min Studieinfo-tjänsten saknas eller bör korrigeras, kan användaren meddela sin läroanstalt om detta via studieinfo-tjänsten. Mera om rätten till radering på studieinfo.fi.

Användaren har rätt att överföra uppgifterna till ett annat system (dataportabilitet). Användare har rätt till en (1) kopia av de behandlade personuppgifter som tillhör dem utan kostnad. För ytterligare kopior har personuppgiftsansvarig rätt att ta ut en rimlig avgift på grundval av administrativa kostnader för sådan efterfrågan. 

Användaren har rätt att återkalla ett samtycke till behandling gällande vissa delar av informationen som lagrat som har givits av användaren till den personuppgiftsansvarige. 